من أكثر الأمور التي تحتاج إلى شركات متخصصة هو تنظيم بوفيه حفلات التخرج أو المؤتمرات والندوات وغيرها من الفعاليات الهامة والكبرى، فهذه التفاصيل على الرغم من صغرها ولكنها تحتاج إلى تجهيز وتنظيم فهي الأمور الملموسة في الحفل والتي تزيد من فرص نجاح الحفل
تنظيم بوفيه حفلات
من الممكن أن يقتصر الحفل على بوفيه بسيط في حالة إذا كان عدد المدعوين قليل، فهو يتناسب مع الحفلات المُقامة داخل قاعات صغيرة حيث إنه من الممكن أن يحتوي على قطع حلويات صغيرة بمختلف الأصناف والأشكال مما يجعلها مناسبة للحفلات ذات الميزانية البسيطة والتي تكاد محدودة، كذلك قد يضم البوفيه أنواع مختلفة من الحلويات الغربية أو الشرقية
من الممكن إضافة أصناف مثل تارت الفواكه أو التشيز كيك، ولا يمكن أن نتجاهل عن المعجنات الخفيفة مثل الكرواسون بالشيكولاتة أو المحشو بمختلف أنواع الأجبان، وعلى ذلك فإننا ننصحك بالتعامل مع شركتنا حيث إنها من أفضل شركات تنظيم بوفيه حفلات التخرج أو المؤتمرات مما يجعلها مؤهلة لتزيين البوفيه الخاص بحفلتك على أعلى مستوى من الرقي والأناقة بما يعكس أسلوبك وذوقك على الحفل
بوفيه الشواء للحفلات الكبرى
من منّا لا يحب اللحوم المشوية فهي من الأطعمة الرئيسية والمفضلة سواء داخل جمهورية مصر العربية أو على مستوى الوطن العربي؛ لذلك فمن الممكن أن تلجأ الشركات والمؤسسات الكبرى لإضافة بوفيه يضم مختلف أنواع اللحوم المشوية للتو أمام المدعوين، بالإضافة إلى مختلف أصناف المقبلات السريعة الساخنة منها أو الباردة
كذلك فمن الممكن أن تختار اللحوم التي تريد إضافتها ضمن البوفيه الخاص بك سواء كان من الأسماك أو الدجاج أو اللحوم الحمراء، أما بالنسبة للمقبلات التي يمكن إضافتها بجانب اللحوم فقد تكون مقبلات مكونة من اللحوم الباردة أو الأجبان الفاخرة، ويمكن إضافة أنواع مختلفة من السلطات والتي على رأسها السيزر سالاد، أو إضافة المقبلات الساخنة مثل الكبة أو غيرها من المعجنات التي تحتوي على لحوم
وعلى ذلك فإننا نوضح لك أن تنظيم بوفيه حفلات مكون من اللحوم والمقبلات وغيرها من الأصناف الجانبية المختلفة؛ قد تكلفك الكثير من الأموال؛ لذلك من الضروري تحديد الميزانية الخاصة بك، ومن ثم يتم اختيار البوفيه الذي يتناسب معها
كيفية إنشاء خطة شاملة للحفل
بمجرد أن يتم تحديد تكلفة تنظيم بوفيه حفلات فإننا بذلك نكون قد وضعنا الجزء الأكبر من ميزانية الحفل، والآن يأتي الدور الأكبر وهو وضع خطة مناسبة لإنشاء حفلك بشكل ناجح، ويمكن ترتيب الأمور اللازم فعلها كما يلي
- معرفة عدد المدعوين، ومن ثم يتم التواصل مع القاعة أو المكان التي تم اختياره للحفل
- إنهاء كافة التراخيص، التصاريح وتأمين الحفل مما يضمن إقامة حفل دون أي مخالفات قانونية تُعرض الشركة المُقيمة له للمسألة القانونية
- التواصل مع أعضاء الشركة المسئولين عن إقامة الحفل ومعرفة كافة الفقرات التي يريدونها في الحفل
- التأكيد على الأعضاء التي ستقدم الحفل، ومن منهم سيقوم بإلقاء الكلمة الافتتاحية
- الترويج للحفل عبر مواقع التواصل الاجتماعي، وإقامة صفحة خاصة بالحفل تزيد فرص انتشاره.
- تصميم الدعوات المرسلة لكبار المدعوين
- يجب وضع جدول زمني يوضح كيفية إدارة الحفل ونجاحه
كيفية اختيار المكان المناسب للحفل
بعد الانتهاء من ترتيب أمور تنظيم بوفيه حفلات وتحضير جدول خاص بكيفية تنظيم الحفل؛ يأتي الآن الوقت المناسب لاختيار المكان الذي سيتم إقامة الحفل فيه، ويتم اختياره وفقًا لما يلي
- اختيار المكان المناسب للحفل يأتي وفقًا للميعاد الذي تم تحديده
- تأكد من وصول المدعوين إلى المكان بسهولة، بالإضافة إلى التأكد من وجود مصاعد في حالة إذا كان المكان في طوابق عالية
- يجب أن يكون المكان يضم دورات مياه للجنسين
- من الضروري أن يكون هناك مساحة كافية لوضع شاشات عرض للنصوص التي يتم مناقشتها في الحفل
- يتم اختيار المكان بناءً على عدد المدعوين مما يجعلهم يشعرون بالراحة، فمكان يُقام فيه حفل لعدد 50 فردًا يختلف عن مكان يغطي حفلاً لعدد 200 فردًا
- يجب أن يكون داخل القاعة أو المكان المخطط إقامة الحفل فيه؛ غرف منفصلة تتيح الفرصة للمدعوين بأخذ استراحة ما بين فقرات الحفل.من الضروري أيضًا تخصيص غرفة مناسبة للتحكم في نظام الصوت في القاعة، كما يجب أن توفر مساحة كافية لمكبرات الصوت وتوفير الأسلاك وكافة المستلزمات الخاصة بها
- تأكد من توفير جراج للسيارات القادمة
- التأكد من السماح لشبكة الواي فاي بالعمل؛ فهي لا غنى عنها في أي مكان