تعتمد شركات تنظيم المؤتمرات الطبية فى مصر على الخبرة والاحترافية العالية في تنظيم هذا النوع من المؤتمرات، وذلك لأن الندوات العلمية والطبية الناجحة تحتاج إلى خبرات كبيرة واحترافية في التعامل مع كافة الجوانب اللوجيستية والتقنيات الحديثة، والاستغلال الجيد للموارد البشرية، ومن خلال هذا المقال سوف نتعرف على مزيد من التفاصيل عن تنظيم مؤتمر طبي ناجح
خطوات تنظيم مؤتمر طبي ناجح
تتمثل وظيفة شركات تنظيم المؤتمرات الطبية فى مصر في وضع خطة جيدة ومنظمة تحتوي على العديد من الخطوات التي تهدف إلى تحقيق أهداف المؤتمرات العلمية والطبية بشكل ناجح ، ويمكننا التعرف على تلك الخطوات في سياق النقاط التاليه:
الخطوة الأولى ما قبل المؤتمر (التخطيط):
مرحلة ما قبل المؤتمر هي مرحلة التخطيط لكل ما يخص تنظيم المؤتمر الطبي حيث تشمل تحقيق الآتي:
- تحديد أهداف المؤتمر الطبي
- الأسباب الرئيسية لإقامة هذا النوع من المؤتمرات
- وضع كافة الأفكار والموضوعات التي سيتناولها المؤتمر الطبي مثل مناقشة مرض معين
- تحديد المكان أو الموقع لإقامة المؤتمر الطبي، وهو يعد أحد الأركان الرئيسية لأي مؤتمر ناجح
ولابد أن يكون للمكان عدة عوامل تتوفر فيه ومنها: - سهولة الوصول إلى الموقع
- طبيعة المناخ لموقع تنظيم المؤتمر
- يجب أن يكون الموقع الذي تم اختياره جذاب جدًا
- توفير كافة التجهيزات الضوئية والصوتية، وأيضًا أجهزة العرض
- تحديد الجهات الراعية للمؤتمر وهي تعد أهم خطوة تقوم بها شركات تنظيم المؤتمرات الطبية فى مصر
- وضع خطة خاصة لتحديد قيمة الدعم المالي المقدم، ومدى توافقها مع التكاليف والنشاطات المختلفة لتنظيم مؤتمر علمي مميز وناجح
- نشر الإعلانات ودعوة الشخصيات الاعتبارية، إلي جانب إرسال الإعلانات من أجل المشاركة لحضور المؤتمر
الخطوة الثانية (مرحلة التنفيذ):
الخطوة الثانية التي تقوم بها شركات تنظيم المؤتمرات الطبية فى مصر هي مرحلة التنفيذ، حيث يتم في هذه المرحلة ما يلي:
- ضبط الفعاليات، من خلال تنظيم الوقت، وتقديم المشاركين
- يجب أن يكون المنظمين العاملين في شركات تنظيم المؤتمرات الطبية في مصر لديهم مهارات علمية وسلوكية واحترافية في التواصل
- إدارة الجوانب الداخلية والخارجية للمؤتمرات الطبية والتي تشمل الحضور ومكان إقامتهم، ومدة الاستراحة خلال المؤتمر، وأيضًا توفير المعدات المطلوبة لبرامج المؤتمر، وحل المشكلات سريعًا
- وضع جداول معيارية لتنظيم المؤتمرات الطبية
الخطوة الثالثة (مرحلة ما بعد المؤتمر الطبي):
مرحلة ما بعد المؤتمر الطبي هي أخر خطوة تقوم بها شركات تنظيم المؤتمرات الطبية فى مصر حيث يتم الاهتمام بعدة نقاط تشمل الآتي:
- حفظ البرامج وكتابة التقارير الخاصة بالتقييم
- نشر وقائع المؤتمر الطبي، ومناقشة وقائع المؤتمر
- طرح التوصيات التي تم مناقشتها خلال فعاليات المؤتمر
عوامل نجاح المؤتمرات الطبية
عوامل النجاح التي تعتمد عليها شركات تنظيم المؤتمرات الطبية فى مصر تتمثل في العديد من النقاط لعل أبرزها ما يلي:
- الحرص على الالتزام بضوابط الأوراق البحثية المقدمة للنشر في المؤتمر الطبي الذي يتم تنظيمه
- التزام الحضور بموقع المؤتمر وتنفيذ التعليمات الخاصة بالشركة المنظمة
- تأمين كافة المستلزمات والمعدات التي يمكن أن يحتاج إليها لحل المشكلات المختلفة التي قد تظهر أثناء انعقاد المؤتمر
- تقديم الشخصيات المهمة وتعريف الحضور، في حالة لم يسبق اللقاء بينهم من قبل، وهذا دور مهم تقوم به شركات تنظيم المؤتمرات الطبية فى مصر لكي يحقق المؤتمر نجاح كبير
- إتاحة الفرصة للحضور بالمشاركة والتفاعل في المؤتمر
- تحرص الشركة المنظمة علي إدارة المؤتمر بشكل جيد لعدم الخروج عن الموضوع الأساسي للمؤتمر الطبي
خدمات شركتنا في تنظيم المؤتمرات الطبية
تتميز شركتنا بأنها تقدم خدمات مميزة جدًا في مجال تنظيم المؤتمرات الطبية ومن تلك الخدمات ما يلي:
- تنظيم وتنسيق فقرات المؤتمر الطبي بما يناسب الموضوع الرئيسي للمؤتمر
- حجز موقع مميز جدًا خاص بانعقاد المؤتمرات، خاصةً المؤتمرات الطبية والتي تحرص الشركة على اختيار أماكن مناسبة لها جدًا
- تحرص شركتنا على اختيار فنادق ذات قاعات كبيرة وواسعة، وأيضًا راقية جدًا من أجل تنظيم المؤتمرات الطبية و لكي تستوعب أكبر عدد من الحضور
- تنظيم البوفيه الخاص بالمؤتمر، وتوفير مكان للاستراحة خاص بالحضور، بالإضافة لتحديد المدة المناسبة لتلك الاستراحة بما يناسب الحضور ووقت المؤتمر
- توفير وحدات الصوت الحديثة والمتطورة، فشركتنا تهتم بتنظيم كل ما يخص المؤتمر بدون الحاجة إلى أي تدخل من جهات أخرى
- توفير وحدات التصوير الفوتوغرافي ذو الجودة والاحترافية العالية
- شركتنا متخصصة في تنظيم كافة المؤتمرات التي تقيمها الجهات الحكومية ، واليو إن أيضًا
- الالتزام بكافة القواعد الخاصة بالأمن والسلامة للمؤتمر الطبي
- الاهتمام بأدق التفاصيل الخاصة بتنظيم وتنسيق فعاليات المؤتمر الطبي
- تضم شركتنا فريق عمل محترف وذو خبرة كبيرة في مجال تنظيم المؤتمرات والندوات الطبية والعلمية
- التركيز والاهتمام بكافة التفاصيل التي يهتم بها العميل وكل ما يفضله ويريده من تنسيق وتنظيم للمؤتمر أو الندوة التي يتم إقامتها