البحث عن شركات تنظيم المؤتمرات في مصر يعد أصعب القرارات التي يمكنك اتخاذها في وقت قصير، لكننا اليوم سنكون معكم لنوضح أهم الخدمات التي تقدمها شركة paradigm حيث إنها تسهل عليك وضع الخطة المناسبة للترتيب للمؤتمر الخاص بشركتك، بالإضافة إلى أنها تعمل على تنفيذ كافة العوامل والأمور اللازمة لنجاحك المؤتمر بأعلى مستوى من الكفاءة والرقي
شركات تنظيم المؤتمرات في مصر
تحتاج المؤتمرات إلى تنظيم وترتيب بشكل مسبق حيث إن paradigm تبدأ في تحديد المساحة التي تتناسب مع عدد الحضور التي يقوم العميل بإبلاغ الشركة بها، وبناءً على ذلك فإن فريق عمل الشركة تختار القاعة التي تناسب هذا العدد، كذلك فإن الشركة يمكنها توفير أكبر الفنادق الراقية للضيوف الوافدين من خارج الدولة التي ستقام فيها المؤتمر الخاص بك سواء كان داخل جمهورية مصر العربية أو الإمارات العربية المتحدة
سبب تصدر شركتنا في مجال تنظيم المؤتمرات
يرجع ذلك إلى أن شركة paradigm من أفضل شركات تنظيم المؤتمرات في مصر خاصة بعد أن قامت بتنظيم وتنسيق مؤتمر الشباب المصري، بالإضافة إلى أنها قامت بالتخطيط والترتيب للدورة العادية للاتحاد الإفريقي وغيرهم من المؤتمرات والمعارض العالمية، فكل هذه الأحداث والمؤتمرات تطلب خبرة عالية ومهارة في التعامل مع التخطيط والتنظيم لمثل هذه المؤتمرات
كذلك فإن الشركة تساعد في توفير كافة الخدمات اللازمة لتخطيط المؤتمرات الحكومية أو الخاصة حيث إنها تكون معك بدءًا من أن المؤتمر مجرد فكرة وانتهاءًا بوضع الخطة والتسويق لها وتطويرها وتنفيذها وحتى انطلاق المؤتمر وتحقيق نتائج أكثر من متوقعة
آلية عمل شركات تنظيم المؤتمرات
تتبع الشركة آلية محددة أثناء التجهيز للمؤتمر مما يجعلها من أفضل شركات تنظيم المؤتمرات في مصر وتتمثل هذه الآلية فيما يلي:
- تبدأ الشركة في إعداد الخطة المالية والتسويقية والمالية للمؤتمر في البداية من خلال جمع كافة المعلومات اللازمة له
- وضع جدول زمني لتنفيذ كافة الأعمال اللازمة للمؤتمر، ومن ثم توزيع المهام على كل فرد موجود في فريق عمل الشركة
- إنهاء كافة التصريحات والتراخيص اللازمة لإقامة المؤتمر بشكل قانوني
- تقوم الشركة بتحديد المساحة اللازمة للمؤتمر وفقًا لعدد الحاضرين وما هي الديكورات المطلوب تنفيذها فيه
- يتم بعد ذلك اختيار القاعة التي تتناسب مع مساحة المؤتمر والتقسيمات المطلوبة بداخله
- تقوم الشركة بالتحكم في الـ media wall الموجودة داخل القاعة من خلال إضافة العلامات التجارية وفيديوهات الشرح التي سيتم عرضها أثناء المؤتمر
- تبدأ الشركة في تصميم شعار خاص بالمؤتمر بما يتناسب مع العلامة التجارية الخاصة بالشركة؛ وذلك من خلال فريق عمل متخصص في أعمال الجرافيك والتصميمات
- يتم اختيار ألوان الشعار الجديد وفقًا للعلامة التجارية الخاصة بالشركة التي تقوم بطرح المؤتمر مما يساعد في تمثيل الهوية البصرية للمؤتمر
- تصميم الدعوات التي سيتم توزيعها على المدعوين إلى المؤتمر سواء داخل الدولة المقام على أرضها المؤتمر أو القادمين إلى الخارج
- إنشاء صفحة خاصة بالمؤتمر على مواقع التواصل الاجتماعي مما يساعد في نشر المؤتمر على مستوى الوطن العربي أجمع
- توفر شركة paradigm أفضل أطقم العمل في مختلف زوايا القاعة المقام فيها المؤتمر مما يجعلها أفضل شركات تنظيم المؤتمرات في مصر
- التواصل مع الشركة لاتفاق على الفرقة الخاصة بالمتحدثين الرسميين للشركة المقيمة للمؤتمر وشركاء الفعالية والراعي الرسمي للمؤتمر
- الاتفاق مع الفنادق الكبرى لاستقبال الضيوف القادمين من الخارج وتخصيص جناح راقٍ لكل منهم
- تجهيز أفضل بوفيه للمؤتمر Catering، فمن الممكن أن يكون بوفيه مفتوح أو وجبات خفيفة، بجانب الكورنر الخاص بالقهوة
عوامل نجاح تنظيم المؤتمرات
كما ذكرنا سابقًا أن شركتنا من أهم شركات تنظيم المؤتمرات في مصر التي لا تفوت مؤتمر أو معرض إلا وتكون قد حققت فيه نجاحًا باهرًا، وذلك يرجع إلى عدة عوامل تساعد في ذلك وهي كالتالي:
- التركيز على إلقاء كلمة تجذب الحاضرين وتثير انتباههم
- إرسال دعوات إلى أفضل الباحثين والمهتمين بموضوع المؤتمر من جميع أنحاء العالم
- البدء في تجهيز وتنظيم المؤتمر قبل موعده بفترة كافية يعد من أكثر العوامل التي تساعد على نجاحه
- اختيار قاعة في موقع مميز يساهم في توفير الراحة للمدعوين؛ بسبب سهولة الوصول إليها
التحكم في أنظمة الصوت
من أهم الأمور التي تهتم بها شركة paradigm هو الساوند سيستم الموجود داخل القاعة من خلال استخدام أفضل الأجهزة مما يضمن وصول الصوت إلى جميع الحاضرين بنقاء ووضوح، على الرغم من سهولة التحكم في مكوناته إلا أنه يحتاج إلى شخص متخصص في ضبطه؛ نظرًا لكثرتها، وبالتالي تتمثل هذه المكونات فيما يلي:
- الميكسر الذي يتحكم في مستوى الصوت النهائي والخارج إلى الحاضرين
- أهم مكون في النظام هو الميكروفون حيث إنه مكون من غطاء خارجي يساعد في توضيح الصوت لجميع المدعوين
- الامبليفير وهو جهاز مخصص لضبط الأصوات المنخفضة وجعلها واضحة وعالية، ولكن من الضروري أن يتناسب مع الجهاز الذي يتم ربطه عليه
- السماعات التي تتمتع بخاصية المقاومة التي تجعلها مناسبة لنظام الصوت