أصبحت شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات فى مصر منتشرة بدرجة كبيرة ويتم الاعتماد عليها في تنظيم وتجهيز العديد من المؤتمرات والمعارض سواء الدولية أو المحلية، وذلك لأن تلك الشركات حققت نجاح كبير وأثبتت قدرتها في إدارة وتنظيم مؤتمرات ضخمة ومعارض كبيرة ومهمة، ومن خلال هذا المقال سوف نتعرف على الخدمات التي تقدمها شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات فى مصر
شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات فى مصر
يتمثل دور شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات فى مصر بأنها تعمل على تسويق وتنظيم الفعاليات للشركات والمؤسسات ذات الأعمال الكبيرة والضخمة، إلى جانب تنظيم المؤتمرات سواء كانت مؤتمرات حكومية محلية، أو مؤتمرات دولية، فعلى سبيل المثال شركتنا فهي من الشركات المتخصصة في تنظيم المؤتمرات الحكومية بكافة أنواعها، وتنظيم كافة مؤتمرات ومعارض والاحتفالات الخاصة بـ un
تقدم شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في مصر العديد من الخدمات المتكاملة في هذا المجال، وذلك لما لها من علاقات مؤثرة جدًا في كافة المجالات مما يجعل تلك الشركات قادرة على تحقيق أهداف عملائها من تنظيم وتسويق وتحقيق نجاح كبير للمؤتمرات والمعارض المختلفة
الخدمات التي تقدمها شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات فى مصر
هناك قائمة من الخدمات التي تقدمها شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات فى مصر ولكن لكل شركة خدمات مختلفة تتميز بها عن غيرها، ولكننا سوف نذكر الخدمات المشتركة بين تلك الشركات ومنها الآتي:
- تنظيم حفلات التخرج
- تنظيم وتصميم هوية الشركات
- تنظيم المعارض وتصوير المنتجات المعلن عنها، وعمل تغطية إعلامية للفعاليات
- إدارة وتنظيم المعارض، وتقديم خدمات خاصة بالتصميم
- إدارة وتنظيم المؤتمرات والندوات العلمية، وإدارة العلاقات العامة الخاصة بها
- تنظيم وتجهيز الاحتفاليات الخاصة بالشركات والمنظمات المختلفة
- إدارة وتنظيم المعارض الفنية للرسامين، والمصورين
- التسويق الإلكتروني للحملات الإعلانية للمؤتمرات والمعارض التي يتم تنظيمها
كيف يكون التخطيط الناجح لتنظيم المؤتمرات والمعارض؟
تهتم شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات فى مصر بإتباع خطة ناجحة في تنظيم المعارض والمؤتمرات المختلفة وذلك يتم من خلال عدة خطوات تشمل الآتي:
وضع الخطة قبل المؤتمر أو المعرض بوقت كافٍ
التخطيط الناجح في شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات فى مصر قد يحتاج إلى عدة أسابيع أو شهور وفقًا لنوع المؤتمر، ولذلك من الضروري وضع خطة سريعة ، حتى يكون هناك وقت كافي لتوفير الميزانية المطلوبة، والابتعاد عن أي مشكلات غير متوقعة، ولذلك فإن شركات التنظيم تهتم بالإعداد المناسب، وتنسيق المهام وأيضًا وضع خطة بديلة
طرح الأفكار
طرح الأفكار الخاصة بفكرة المعرض أو المؤتمر ، ولابد أن تكون أفكار حديثة وعصرية وتناسب كافة التطورات التي نشهدها في وقتنا الحالي، فيجب أن تكون الأفكار مميزة وجيدة لتحقيق أهداف المؤتمرات والمعارض التي تنظمها الشركة
الميزانية
تحديد الميزانية أو التكلفة المادية التي يحتاج إليها تنظيم المؤتمرات أو المعارض تعد من الخطوات الضرورية والمهمة جدًا فهي تدعم الأهداف الخاصة بالحدث لكي يحقق النجاح المطلوب، من حيث الترفيه، والطعام، والمشروبات، وغيرها الكثير من الأمور الأخرى
حجز المكان أو القاعة
من الأمور المهمة جدًا عند تنظيم المؤتمرات أو المعارض هو اختيار القاعة أو المكان الذي يتم فيه الحدث، فلابد أن يكون ذو مساحات كبيرة، وبه كافة الخدمات التي يمكن أن تحتاج لها
التفاوض مع رعاة المؤتمر
قبل التفاوض مع أي جهة راعية للمؤتمر أو المعرض الذي تقوم بتنظيمه فلابد من تحديد احتياجاتك، والتكلفة المادية، لكي تنجح المفاوضات مع الشركات الراعية للحدث
اختيار المتحدثين
لابد من اختيار متحدثين، ومحاضرين ذو حضور قوي ودراية كاملة بكل ما يخص معرفة الحضور بموضوع الحدث، وذلك يعني أن معايير اختيار المتحدثين بالمؤتمر، أو المعرض لابد أن تكون محددة بما يناسب موضوع الحدث ويساهم في نجاحه، فيجب أن يكون المحاضر، أو المتحدث عامل جذب قوي جدًا للحضور والزوار
اختيار فريق العمل
لابد من اختيار فريق العمل المناسب لتنظيم المؤتمرات أو المعارض بما يناسب موضوع الحدث وتحديد دور كل عضو في الفريق، وتوزيع المهام ومتابعة فريق العمل وفقًا للأهداف المحددة والحصول على الدعم الكافي من كافة العاملين في شركة التنظيم
وضع جدول الأعمال
وضع جدول زمني لإنجاز المهام المختلفة الخاصة بتنظيم المؤتمر أو المعرض ، أو الندوة العلمية، ولابد من تحديد الفترة الزمنية اللازمة لورش العمل، وتحديد أوقات الراحة، بالإضافة إلى استضافة الحضور في عشاء أو توفير بوفيه به أطعمة، وبعد ذلك يمكن أخذ الزوار في جولة حول معالم المدنية
تفاصيل الموقع
لابد من تفقد الموقع، أو المكان الخاص بإقامة المعرض أو المؤتمر منذ اللحظة الأولى للعمل وحتى الانتهاء منه، وتحديد كيفية وصول الحضور للموقع، والفريق الذي يتولى مرافقتهم إلى مقاعدهم، وأيضًا توزيع أماكن الحضور
التقييم
تقييم المؤتمر أو المعرض بعد الانتهاء منه والوقوف على نقاط القوة والضعف يتم من خلال تقييم خاص من قبل الحضور أو المشاركين في المؤتمر، وأيضًا التركيز على ردود الفعل المشتركة، واقتراح أفكار جديدة للمؤتمرات والمعارض القادمة
ماذا تقدم شركتنا في مجال تنظيم المؤتمرات والمعارض؟
تعد شركتنا من أضخم وأكبر شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات فى مصر ولذلك فنحن نهتم بتقديم الأفضل دائما وذلك من خلال خدمتنا ومنها الآتي:
- شركتنا متخصصة في تنظيم المؤتمرات الحكومية وكل ما يتعلق بها
- شركتنا متخصصة في تنظيم وإدارة كافة مؤتمرات un، وإقامة الاحتفاليات الخاصة بها، وكل ما يتعلق بالمنظومة
- شركتنا تتميز بقدرتها على تصميم وتنظيم كافة الخدمات بدون الحاجة إلى أفراد من خارج فريق العمل
- الالتزام بالمواعيد والانتهاء من تنظيم المؤتمرات في وقتها المحدد
- القدرة على مواجهة أي مشكلات مفاجأة وحلها والعمل على تفاديها فيما بعد
- تقديم أفكار حديثة وعصرية تناسب موضوع الحدث
- وضع ميزانية مالية مناسبة لتغطية تكاليف التنظيم وبأسعار مناسبة