هناك الكثير من شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات سواء داخل مصر أو على مستوى الوطن العربي أجمع، ولكن تظل شركتنا هي الأفضل والأشهر ما بين هذه الشركات؛ وذلك بفضل خطواتها الثابتة التي تتخذها بشكل مدروس مما يترتب عليه نجاح المعرض الخاص بك أو المؤتمر بشكل غير متوقع؛ لذلك فإننا من خلال المقال التالي سنتعرف على أهم هذه الخطوات وما هي النصائح التي تتبعها الشركة لنجاحه
شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات
في بداية استلام شركتنا لأي معرض أو ندوة فهي تطلب عمل اجتماع مع أعضاء الشركة المسئولين عن هذه الفعالية حيث إن هذا الاجتماع يكون بغرض التعرف على الهدف من هذا المؤتمر، ومن ثم يتم قياس مدى قبول الفئة المستهدفة لهذا الهدف، وهل سيحقق الفائدة المنتظرة منه أم لا؛ وكل ذلك يتم وفقًا لخطة يتم الاتفاق عليها بين المسئولين عن المؤتمر وما بين فريق العمل في شركتنا
بعد ذلك يتم تحديد الفئة التي تستهدفها الشركة المُقيمة للمؤتمر حيث إنهم يهتمون كثيرًا بمجال الندوة وموضوعها المطروح للمناقشة، وعلى ذلك يتم التعرف على موعد الإعلان عن الندوة ولكن من الضروري أن يتم الإعلان عنه بعد الاتفاق على المعلومات اللازمة له حيث إن الإعلان يتطلب ذكر كافة البيانات المتعلقة بالندوة
كذلك يجب على أن تقوم الشركة المسئولة عن الندوة أو المعرض بتحديد إذا كان الحضور لعامة الجمهور أم سيكون هناك فئة محددة؛ فذلك أيضًا سيكون من أهم البيانات التي يجب أن تكون موجودة داخل إعلانات الندوة، بالإضافة إلى ما سبق فإننا ننصح باستخدام مواقع التواصل الاجتماعي في الإعلان عنه حيث إنها سهلت عملية التواصل مع الجمهور بشكل كبير وفي أقصر وقت ممكن
كذلك فإن شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات تعمل على تصميم بطاقات الدعوة التي سيتم توزيعها على المدعوين المميزين بحيث تكون شاملة لكافة التفاصيل التي يحتاجها المدعو أثناء حضوره، بدءًا من المكان ومرورًا بزمان الندوة أو المعرض وموعده وانتهاءًا بما المواضيع التي سيتم التناقش فيها، وعلى ذلك فيتم كتابة اسم المدعو أيضًا بشكل واضح وأنيق
تحتاج الندوات أو المعارض إلى توثيق سواء عن طريق التصوير الفوتوغرافي أو الفيديو التي تسمح بمشاهدة الندوة أو المعرض مجددًا عند الحاجة إليها، كذلك ففي نهاية الفعالية يتم تحديد مدى نجاحها من خلال تقييم الندوة والأعضاء المشرفين عليها، ومعرفة إذا كانت أهدافها قد تحققت أم لا
كيفية تحديد جدول الأعمال
من الضروري وضع جدول زمني للمؤتمر أو الندوة مما يساعد في نجاحه بشكل كبير، فمن الممكن أن تقوم شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات بتحديد مدة المؤتمر بدءًا من الساعة 8 صباحًا وحتى الساعة 4 عصرًا، وعلى ذلك من الممكن تقسيم هذه الفترة إلى فقرات وورش عمل ما بين فقرة المتحدثين الرسميين والورش الصغيرة، ويتم تخصيص فقرة محددة لتقديم الطعام والمشروبات سواء كان وجبة خفيفة أو كاملة
تخصيص ميزانية المؤتمر
كل مؤتمر يلزم تخصيص نفقة له تغطي جميع احتياجاته حيث يتضمن ذلك المكان الذي سيُقام فيه المؤتمر، أجور فريق العمل، أمور التأمين، إعلانات الترويج والتسويق، وجبات الطعام والمشروبات، ومن ثم يتم تخصيص مبلغ من المال لاستخراج التراخيص والضرائب الحكومية، فيمكننا القول إن النفقات نوعين الأول متغير وهو الذي يعتمد على عدد الحاضرين، والثاني هو الثابت ومن أهم الأمور التي تطلب نفقة ثابتة هو مكان المؤتمر نفسه
نصائح أخرى لتنظيم مؤتمر ناجح
هناك الكثير من النصائح التي تعتمد عليها شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات؛ من أجل نجاح المؤتمر بأعلى كفاءة ممكنة، وتتمثل هذه النصائح فيما يلي :
- التخطيط لتنظيم المؤتمر بشكل مبكر حيث من الممكن أن تبدأ قبل موعده بثمانية أشهر
- حجز المكان الذي تم اختياره لإقامة المؤتمر أو الندوة فيه، ومن ثم اختيار الأطعمة أو الوجبات قبلها بفترة
- تشكيل لجنة ما بين الشركة المسئولة عن المؤتمر وشركتنا المسئولة عن التنظيم؛ لاتخاذ القرارات اللازمة ومعرفة وجهات نظر أعضاء الشركة حول الأمور التي سيتم مناقشتها في المؤتمر
- تحديد اسم مناسب للمؤتمر حيث إن الاسم هو أهم عنصر لنجاحه
- اختيار مدينة مناسبة لإقامة المؤتمر فيها، وتحديد تاريخ إقامته
- تحديد المنسق المسؤول عن المؤتمر والقرارات الأساسية التي تساعد في نجاح المؤتمر