لا يعرف الكثير من الأشخاص دور شركات تنظيم معارض ومؤتمرات في مصر فيما يتعلق بتقديم خدمات مميزة وعالية الجودة للعملاء، وعلى هذا الأساس فإن هناك مجموعة من الشروط التي يجب أن تتوافر في هذه الشركات وما تقدمه من تفاصيل خاصة بالمعارض والمؤتمرات سواء دولية أو محلية داخل مصر، بالإضافة إلى الاعتماد على التقنيات الحديثة لتقديم خدمات أكثر دقة وتميز، ومن خلال هذا المقال سوف نتعرف على أفضل شركات تنظيم المؤتمرات في مصر
آلية عمل شركات تنظيم معارض ومؤتمرات في مصر
تعتمد آلية عمل شركات تنظيم ايفنتات ومعارض ومؤتمرات في مصر على عدد من النقاط الرئيسية، والتي تتمثل في الآتي:
- إعداد خطة عمل خاصة بالمؤتمر أو المعرض وذلك عن طريق جمع كافة المعلومات عن الحدث الخاص بالمؤتمر أو المعرض
- إعداد خطة زمنية أو جدول زمني وكذلك توزيع المهام على فريق العمل
- إنهاء مختلف التصاريح والتراخيص الخاصة بإقامة المؤتمرات والمعارض والأحداث “events” حسب القوانين واللوائح المنظمة لذلك
- تهتم شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات بتحديد المساحة اللازمة للحدث وفقًا لعدد الحاضرين
- تصميم شعار خاص بالمؤتمرات أو المعارض التي تنظمها الشركات بما يناسب العلامة التجارية الخاصة بها
- تصميم الدعوات بالاعتماد على تمثيل الهوية البصرية للمؤتمر أو المعرض
أفضل شركات تنظيم مؤتمرات في مصر
تعد شركتنا من افضل شركات تنظيم معارض ومؤتمرات في مصر وذلك لأنها تقدم أفكار جديدة ومميزة لتنظيم هذه المؤتمرات بالإضافة إلى العديد من الخدمات الأخرى التي تقدمها ومنها الآتي:
- خبرة كبيرة وواسعة في مجال تنظيم المؤتمرات فقد قامت بتنظيم مؤتمر الشباب المصري، وتنظيم الدورة العادية للاتحاد الإفريقي
- تنفيذ sound system وكل ما يخصه عن طريق فريق عمل خاص بالشركة
- تنظيم الأحداث وحفلات تخرج للكليات المختلفة في جامعة القاهرة وغيرها من الجامعات على مستوى جمهورية مصر العربية
- تقديم شغل تنظيم ايفنتات مميز حيث أنها تهتم بـ media wall وكل ما يتم عرضه على الشاشات من فيديوهات وديزاين مختلفة خلال الايفينت، فهي تقدم خدمات عالية الجودة
- تنظيم كافة المؤتمرات الأحداث الخاصة بـ UN
خدمات شركتنا في تنظيم المؤتمرات والحفلات
تعمل شركتنا على تقديم أفضل خدمة في تنسيق المؤتمرات والمعارض وأيضًا حفلات التخرج على النحو التالي:
- تقوم الشركة بحجز قاعة مناسبة سواء لحفلة التخرج، أو المؤتمر الذي يتم تنظيمه، حيث يتم التعامل مع الفنادق الراقية والتي توفر أنظمة صوت وإضاءة مناسبة
- بالنسبة لحفلات التخرج فيتم توفير كاب التخرج الخاص بالطلبة الخريجين وفقًا لعددهم في الحفل
- تنظيم بوفيه خاص بحفلة التخرج أو المؤتمر ويكون مجهز على أعلى مستوى بما يناسب الحدث
- التصوير الفوتوغرافي، وتصوير الفيديو بتقنيات عالية وبأجهزة حديثة
- تصميم دعوات لحفلة التخرج، أو المؤتمر وتوزيعها على المدعوين
- بالنسبة لحفلات تخرج الطلبة يتم تصميم شهادات تخرج وتوزيعها على الطلاب في الفقرة الأساسية بالحفل
الجدير بالذكر أن شركة paradigm من أفضل شركات تنظيم معارض ومؤتمرات في مصر لما تقدمه من خدمات مميزة وباحترافية عالية وجودة فائقة
ما هي عوامل نجاح تنظيم المؤتمرات المختلفة؟
لكي يتم تنظيم وتنسيق المؤتمرات بشكل احترافي ومميز، فهناك عدة عوامل تطبقها شركات تنظيم معارض ومؤتمرات في مصر منها ما يلي:
- الاعتماد على افتتاحية المؤتمر والكلمة التي يتم إلقائها بحيث تكون جذابة جدًا للحاضرين فتثير انتباههم
- إرسال دعوات للمهتمين بموضوع المؤتمر والباحثين في جميع أنحاء العالم، قبل الموعد المحدد للمؤتمر بمدة زمنية كافية
- اختيار موقع مميز لإقامة المؤتمر فإن ذلك يلعب دور كبير ومهم في سهولة الوصول للمؤتمر
- توفير كافة سبل الراحة التي يحتاج لها المدعوين
مهارات تنظيم المؤتمرات العلمية وعوامل نجاحها
قد يكون أمر تنظيم مؤتمر علمي صعب للغاية بالنسبة للكثير من شركات تنظيم معارض ومؤتمرات في مصر غير أن هناك الكثير من تلك الشركات التي لديها مهارات تنظيم المؤتمرات العلمية بل وتلعب دورًا كبيرًا للمساهمة في نجاح هذه المؤتمرات، وذلك نتيجة للعوامل الأتية:
- الإدارة المنظمة ذات الخبرة الكبيرة في مجال تنسيق المؤتمرات العلمية ولذلك لابد من الاستعانة بشركة تنظيم ذو خبرة واحترافية عالية مثل شركتنا paradigm
- تنظيم قاعة المؤتمرات بما يناسب موضوع المؤتمر من إضاءة ومؤثرات صوت، وأجهزة عرض حديثة
- دعم الفعاليات التي تتيح عرض البحث بشكل أكثر وضوحًا
- إدارة الوقت وملائمته مع عدد الحضور بالمؤتمر
- إرسال دعوات خاصة للصحافة والإعلام من أجل تغطية أحداث المؤتمر
- الإعلان عن موعد المؤتمر بمدة زمنية كافية، بالإضافة إلى تحديد تلقي الأبحاث وتحكيمها والرد عليها
- تحديد أهداف المؤتمر
- أرشفة وقائع المؤتمر العلمي الذي تم عقده