ما هي خدمات مجال تنظيم الحفلات ؟ الجميع يحب الحفلة الجيدة، ولكن ليس كل شخص لديه الوقت أو الصبر أو الإبداع ليقيم حفلة مثالية، هذا هو المكان الذي يدخل فيه العاملين في مجال تنظيم الحفلات إلى الصورة، تأتي خدمات تنظيم والحفلات والأحداث المهمة بجميع أنواعها ، بناءً على احتياجات العملاء، يتخصص بعض المخططين في أنواع معينة من الأحداث والحفلات مثل حفلات الزفاف أو المؤتمرات التجارية أو جمع التبرعات غير الربحي.
خدمات تنظيم الحفلات : خدمات التخطيط والفعاليات
يمكن للشركات في مجال تنظيم الحفلات المساعدة في ابتكار فكرة ، حتى لو كان العميل لا يعرف حقًا ما يريد ، إذا كان العميل بحاجة إلى استضافة حدث للمستثمرين من خارج المدينة ، ولكن ليس لديه فكرة عن كيفية التخطيط لذلك أو يخطط عميل لحفل لجمع التبرعات لمنظمة غير ربحية ولم يحدد بعد موضوعًا أو أي تفاصيل للحفل.
يقضي مخططوا تنظيم الحفلات وقتًا في التحدث مع العملاء لمعرفة ما يريده العملاء وما يحتاجون إليه، ويمكن للمخططين بعد ذلك تقديم اقتراحات ، وبعد ذلك يمكنهم العمل بفكرة محددة ، والتخطيط لكل التفاصيل الأخيرة للحدث ، يتضمن ذلك تحديد التاريخ والوقت والموقع والميزانية والترفيه والطعام والخدمات ، بالإضافة إلى أي تفاصيل أخرى عن الحفلات
كيف يتم تحديد مكان الحفلة في مجال تنظيم الحفلات ؟
يحتاج مخططوا تنظيم الحفلات إلى معرفة أماكن الفعاليات المتاحة في المنطقة لتقديم اقتراحات تتناسب مع احتياجات العميل ، في بعض الأحيان ، يتطلب العثور على الموقع الصحيح أن يقوم المخطط بالبحث والعثور على شيء جديد، في منطقة جغرافية أصغر.
من المحتمل أن مخططي الحفلات يعرفون بالفعل معظم الأماكن المتاحة في المدينة، ولكن في المدن الكبرى، يتطلب الأمر مزيدًا من العمل للبقاء على رأس جميع خيارات الأماكن، لذلك قد يحتاج المخططون إلى اكتشاف مواقع جديدة بإنتظام حتى يتمكنوا من تقديم أفضل الاحتمالات للعملاء ، وبالطبع، قد يكون لدى العميل فكرة عن موقع حدث غير عادي لم يستخدمه المخطط مطلقًا.
حتى إذا كان المخطط يعرف بالفعل عن مكان معين، فقد يحتاج إلى زيارة المكان ، فقط للتأكد من أنه يمكن أن يستوعب الحدث. على سبيل المثال، إذا كان العميل يريد إقامة الحدث في معرض فني ويحتاج إلى مسرح لعرض تقديمي، فقد يزور المخطط المعرض للتأكد من وجود مساحة للمرحلة والضيوف.
كيف يتم تنظيم مكان الحفلة من قبل منظمي الحفلات ؟
لا ينحصر دور العاملين في مجال تنظيم الحفلات على اختيار المكان المناسب لإقامة الحفلة أو الإيفينت، ولكن الأمر أوسع بكثير، فـمنظمي الحفلات يقومون بإعادة تصميم المكان وذلك بناء على طبيعة الحفلة، فيختلف تنظيم المكان إذا كانت هذه الحفلة حفلة زفاف أو عيد ميلاد عن تنظيم المكان إذا كانت الحفلة مؤتمر، فيحدد منظموا الحفلات شكل وتصميم المكان بناءً على طبيعة الحفلة ويشمل ذلك على ما يلي:
شاشات العرض التي يتم وضعها داخل مكان الحفلة، يتم إحضارها من قبل العاملين في مجال تنظيم الأحداث والحفلات وتحديد مكان وضعها المناسب.
أماكن خاصة بالتصوير، يقوم منسقي الحفلات بتحديد مكان مخصص للتصوير، ويتم تصميم هذا المكان بشكل مخصص واحترافي، ليكون مكان جذاب ومثالي لالتقاط أفضل الصور التذكارية.
تحديد نوعية الـ sound system المناسبة لطبيعة الحفلة أو الحدث، يشمل ذلك تحديد الأغاني وجميع الصوتيات التي سيتم عرضها في الحفلة أو event.
تصميم ال media wall وتحديد مكان عرضها المناسب داخل الحفلة.
من ضمن الخدمات التي يقدمها العاملين في مجال تنظيم الحفلات هو عمل الجيف اواي giveaways وهي عبارة عن تصميم هدايا مخصصة للأشخاص الذين سيقومون بالحضور بناءً على رغبة العميل ولكن كافة التفاصيل يقوم بها مخططي الحفلات.
نقل الزوار بأحدث السيارات بجميع أنواعها وأشكالها سواء كانت سيارات ليموزين فاخرة او كوستر او hiace.. الخ.
توفير فنادق للإقامة إذا كان الزوار من خارج المدينة او الدولة.
ماذا عن يوم تنظيم الحفلة ؟
لا تتوقف وظيفة المخطط في مجال تنظيم الحفلات عند وصول يوم الحفلة، فهو مسئول أيضًا عن التأكد من أن كل شيء يحدث كما هو مخطط له، من جميع العاملين الذين يحضرون في الوقت المحدد إلى الضيوف الذين يعرفون إلى أين يذهبون، إذا ظهرت مشاكل، فإن منظم الحفلة يأتي بحل، ويجب التأكد من أن جميع العاملين يعملون بشكل جيد معًا أو أن هؤلاء العاملين المختلفين لديهم الوقت والمساحة للإعداد، على سبيل المثال ، قد يحتاج طاقم تجهيز الحفلة إلى إقامة الخيمة، قبل أن يتمكن متعهد الطعام من الإعداد لخدمة الوجبات.
المتابعة في مجال تنظيم الحفلات
حتى بعد خروج آخر ضيف من باب الحفلة، فقد تستمر خدمات منظمي الحفلات والمناسبات، يتعامل العديد من مخططي الحفلات مع أنشطة المتابعة للعملاء، قد يشمل ذلك التأكد من حصول جميع العاملين على أموالهم في الوقت المحدد، قد يتعامل أيضًا مع أشياء مثل إعادة العناصر المستأجرة أو إرسال رسائل شكر إلى المعنيين، تعمل خدمات تخطيط الحفلات والمناسبات على التخلص من ضغوط العميل، بحيث يكون من الأسهل تحويل الحدث أو الحفلة إلى نجاح.
كانت هذه أبرز الخدمات التي يقدمها مجال تنظيم الحفلات والمناسبات والأحداث الهامة، نرجو أن يكون مقالنا قد نال اعجابكم