إن مهام لجان تنظيم المؤتمرات العلمية تلعب دور مهم في نجاح المؤتمرات وذلك بسبب الاعتماد عليها في تنظيم كافة الأمور والمهام التي تحددها لها الشركة المنظمة للمؤتمر فهذه اللجنة تكون تابعة للشركة المنظمة وتعمل تحت إشرافها، ومن خلال هذا المقال سوف نتعرف على مزيد من التفاصيل عن مهام لجان تنظيم المؤتمرات
ماذا تعني مهام لجان تنظيم المؤتمرات ؟
مهام لجان تنظيم المؤتمرات العلمية غالبًا ما يتم الاعتماد عليها في المؤتمرات التي تقيمها الجامعات، فيتم القيام بتنسيق وتنظيم كافة أعمال المؤتمر من خلال مهام اللجنة، حيث أن إقامة مؤتمر داخل الجامعة يعد من الطرق الراقية التي تعمل على توصيل الكثير من الأفكار العلمية الجديدة للعاملين بالمؤسسات والجامعات
كما أنه يخلق أفاق جديدة من المعرفة، بالإضافة إلى أن تنظيم المؤتمر العلمي يفتح خطوط للاتصال بين الجامعات المختلفة سواء كانت محلية بين الجامعات المصرية، أو دولية أي بين الجامعات المصرية وجامعات أخرى أجنبية أو عربية، وبالتالي تخصيص لجان للقيام بالتنظيم قبل المؤتمر وأثناء فعاليات المؤتمر، وأيضًا بعد انتهاءه يعد أمر مهم جدًا وجيد من حيث التنظيم
كيف يكون إشراف الشركة المنظمة على أعمال لجان المهام؟
مهام لجان تنظيم المؤتمرات تتم تحت إشراف الشركات المنظمة للمؤتمرات حيث أنها تقوم بالآتي:
- الإشراف ومتابعة أعمال لجنة تنظيم المؤتمر
- تنسيق وتنظيم أعمال اللجان المختلفة
- وضع برامج خاصة بالمؤتمر وأهداف لابد من تحقيقها
- تحديد موعد ومكان انعقاد أو إقامة المؤتمر
- التنسيق مع الجهات الأخرى المختصة بمهمة الرعاية للمؤتمر العلمي
- وضع كافة السبل المناسبة من أجل الدعم وتمويل المؤتمر
ما هي أعمال لجان تنظيم المؤتمرات ؟
مهام لجان تنظيم المؤتمرات العلمية كثيرة ومتعددة وذلك لأن تنظيم المؤتمر يحتاج إلى الكثير من الجهد من فريق العمل الخاص بالشركة المنظمة وتتمثل أعمال اللجنة في ما يلي:
- التنسيق بين اللجان المختلفة التي تعمل على تنظيم المؤتمر ومتابعة أعمالها
- استقبال كافة الاتصالات والمراسلات الخاصة بأعمال المؤتمر وتوزيعها على اللجان المختصة
- إعداد قوائم الأشخاص المرشحين لحضور المؤتمر، ووضعها في قوائم نهائية، ثم بعد ذلك رفعها للجهة المختصة من أجل الموافقة أو التأشير عليها
- مراسلة الأشخاص المدعوين لحضور المؤتمر والتواصل معهم
- العمل على حفظ كافة الوثائق و المستندات الرسمية والخاصة بالمؤتمر
- عمل تقرير شامل عن كيفية سير الأعمال الخاصة باللجان، والمشكلات التي واجهتها، وكيفية التغلب عليها، بالإضافة إلى الاقتراحات التي تقدمها للمؤتمر القادم
مهام لجان تنظيم المؤتمرات الجامعية المختلفة
مهام لجنة تنسيق المؤتمرات الجامعية تكون كثيرة ومتنوعة ويمكننا التعرف عليها كالتالي:
- تنسيق وتنظيم كافة مؤتمرات الجامعة، وذلك عن طريق جدول زمني مطبوع يتم توزيعه مع بداية العام الجامعي
- اختيار عنوان مناسب لأحداث المؤتمر ويتوافق مع طبيعة الخطة البحثية للجامعة حتى يكون موضوع للمؤتمر السنوي لجامعة، وبذلك يتم التنظيم والتنسيق له بشكل جيد ولائق وفعال
- إعداد المطبوعات والوثائق الخاصة بالمؤتمرات التي تنظمها الجامعة سنويًا
- عمل تقرير شامل وخاص بكافة التوصيات الإجرائية الخاصة بكل المؤتمرات التي تم عقدها في الجامعة لكي يتم رفعها لرئيس الجامعة، وبعد ذلك يقوم رئيس الجامعة برفعها للجهات المختصة
- الإشراف على مؤتمرات شباب الباحثين وتنظيمها أيضًا
- نشر الأبحاث العلمية التي تمت مشاركتها في المؤتمرات بالجامعة
- تسويق كافة المخرجات الخاصة بالمؤتمر
- الحرص على متابعة المؤتمرات الأخرى التي يتم إقامتها في الجامعات المحلية و العربية و العالمية الأخرى
تشكيل لجنة المهام الخاصة بالمؤتمرات
يتم تشكيل اللجنة الخاصة بالمؤتمر والتي تتكون من الآتي:
- رئيس اللجنة
- نائب الرئيس
- 6 أعضاء
- 3 إداريين
جدير بالذكر أن هذه اللجنة تجتمع في الأسبوع الأول من كل شهر في مكتب رئيس الجامعة وذلك من أجل التنسيق مع رئيس الجامعة بشأن عقد المؤتمرات العلمية الخاصة بالكليات المختلفة
أنواع لجان تنظيم المؤتمرات
يوجد لجان مختلفة ومتخصصة لكل منها مهامه الخاصة التي يقوم بها وتلك اللجان كالتالي:
- اللجنة الاستشارية
- اللجنة العليا
- اللجنة العلمية
- اللجنة التنظيمية
- اللجنة المالية
- اللجنة الخاصة بالعلاقات العامة والإعلام
- اللجنة الفنية والتسجيل
- اللجنة المعرض والرعاة
كيفية التنسيق بين اللجان المختلفة؟
يتم التنسيق بين مهام لجان تنظيم المؤتمرات ويتم ذلك من خلال التعاون فيما بينهم من خلال فريق العمل حيث يتم الآتي:
- تحديد أهداف كل لجنة والمهام الخاصة بها، ومناقشتها مع رئيس اللجنة المرشح
يطلب من كل رئيس لجنة دراسة مهام اللجان الأخرى وذلك من أجل تحقيق أمرين وهما:
1- تثقيف ومعرفة كل لجنة المهام الخاصة باللجان الأخرى،
2- معرفة كل لجنة دورها الخاص بها في مختلف المراحل عند إعداد وتنظيم المؤتمر، وإنجاز أعمال اللجان الأخرى
- تقسيم ساعات العمل في حالة كانت الفترة بين تكوين اللجان وانعقاد المؤتمر طويلة
- عقد اجتماعات دورية لكل لجنة، ورؤسائها، وذلك مع الإشراف والشركة المنظمة للمؤتمر
- وضع أسماء احتياطية لكل لجنة في حالة زيادة أعباء العمل
- وضع خطة لتوجيه أعضاء اللجان التي تنتهي أعمالهم قبل انعقاد المؤتمر مثل طباعة البحوث
- توزيع برنامج المؤتمر على اللجان قبل تاريخ انعقاده بمدة كافية من أجل دراسته وتحديد كل ما هو مطلوب
- وضع ضوابط محددة في حالة الاستعانة بأفراد من خارج الجهة المنظمة أو اللجان
- وضع أسس أداء تقويم اللجان وصرف مكافآت لأعضائها
جدير بالذكر أن شركتنا تقوم بتنظيم المؤتمرات العلمية للجامعات وتتكفل بكافة التجهيزات والتنظيمات ولا تحتاج إلى أي تدخل من جهات أخرى فنحن نعتمد على فريق عمل متخصص في تنظيم المؤتمرات ويهتم بكافة التفاصيل وأدقها لكي ينجح المؤتمر بدرجة كبيرة ويحقق أهدافه العلمية المنشودة