ادارة الفعاليات والمناسبات من الأمور المُرهقة في حالة إذا قمت بها بنفسك؛ لذلك فإن شركة paradigm تعد من أكثر الشركات التي يمكنك الاعتماد عليها في مثل هذه الأمور حيث إن لها خبرة طويلة في هذا المجال، كذلك فمن خلال هذا المقال سنتعرف على أهم الخدمات التي تقدمها الشركة، بالإضافة إلى مميزاتها التي تجعلها الأفضل على الإطلاق، كما أننا سنتعرف على أهم الوظائف المسئولة عن إقامة المؤتمر أو الفعالية بأعلى مستوى من الاحترافية وفقًا لخبرتهم الطويلة
ادارة الفعاليات والمناسبات
هناك الكثير من الأمور التي تقوم الشركة باتمامها وفقًا لتخطيط هام للميزانية الموضوعة للفعاليات، كذلك فإنها مسئولة مسئولية كاملة عن اختيار القاعة المناسبة للفعالية أو المناسبة وفقًا لعدد المدعوين، بالإضافة إلى تقديم الضيافة اللازمة أثناء المناسبة
فإذا كان التنظيم صغيرًا أو كبيرًا فإن أمر التخطيط إليه كبيرًا وليس بسيطًا؛ بل يحتاج إلى تخطيطًا بشكل تفصيلي مما يضمن أن يكون ناجحًا قدر الإمكان، فترتيب الفعاليات وتنظيمها يحتاج إلى فهم أمور التسويق والتنظيم والترويج لهذه المناسبة، بالإضافة إلى ترتيب المواعيد وتمكن فريق العمل من قيادة تخصصات كثيرة
خدمات شركات إدارة الفعاليات والمناسبات
تقدم الشركة الكثير من الخدمات التي تحتاجها في الفعالية الخاصة بك، وتتمثل هذه الخدمات فيما يلي:
- التنسيق والتنظيم للفعاليات والمؤتمرات وترتيب فقرات الأنشطة وإدارة الوقت
- تصميم الدعوات المرسلة إلى المدعوين سواء كانوا داخل البلاد أو قادمين من الخارج
- التواصل مع العملاء في بداية التعامل معهم مما يساعد تحديد احتياجات العميل والتأكد من رضاهم حول الحفل التي أقامته الشركة
- عقد الاتفاقيات مع المطاعم؛ لتقديم أفضل الوجبات والأطعمة للمدعوين
- توفير كافة الأنظمة الصوتية داخل القاعة المُقامة فيها المناسبة
- التعرف على الاحتياجات والمتطلبات الخاصة بكل فعالية وفقًا لطبيعة كل منها
- تحديد الميعاد المطلوب إقامة المناسبة فيه وفقًا لطلب العميل
- التخطيط للميزانية اللازمة وفقًا لعدد الموعدين والأطعمة التي ستقدم في الحفل
- الترتيب لكلمة المتحدثين الرسميين الذين سيقدمون هذا الحفل
- ادارة الفعاليات والمناسبات وتنسيق التفاصيل الصغيرة في الحفل والتي تتمثل في الديكورات المناسبة للحفل
- توفير عدد كبير من المصورين لأخذ الصور الفوتوغرافية في الحفل
- التعامل مع أي مشكلة أو عطل متوقع حدوثه أثناء الحفل
- التسويق الجيد للفعالية من خلال عمل صفحات على مواقع التواصل الاجتماعي
- التأكد من عدم وجود أي مشكلة وتحضير كل شيء والانتهاء من تجهيزه قبل ميعاد الفعالية
- توظيف الكثير من الموظفين المدربين على أعلى مستوى في تنظيم تنسيق المناسبات والفعاليات
- الالتزام بكافة القواعد الخاصة بالسلامة والأمن
مميزات ادارة الفعاليات والمناسبات
تتمتع الشركة بالكثير من المميزات التي تجعلها الأفضل فيما بين باقي الشركات المنافسة لها، وتتمثل هذه المميزات فيما يلي:
- تتمتع الشركة بالكثير من المهارات البارعة فيها خاصة في إدارة الوقت والتواصل الجيد مع العملاء
- تتمتع الشركة أيضًا بمهارات قوية في مجال المبيعات، والتمكن من العلاقات الجيدة مع الآخرين
- من أكثر الأمور البارعة فيها الشركة هو إدارة المشاريع وتسويقها بأفضل مستوى ممكن
- الشركة محترفة في قدرتها على إنجاز الكثير من المهام في وقت واحد
- تقوم الشركة بتوفير العديد من مهارة التواصل مع العملاء والرد على استفساراتهم في أسرع وقت ممكن
- تتميز الشركة بوجود شخصيات قيادية على قدرة عالية من الابتكار والإبداع
- تنتبه الشركة إلى أدق التفاصيل الخاصة بتنظيم وترتيب الحفل على قدر عالي من الاحترافية
فريق عمل ادارة الفعاليات والمناسبات
الفعاليات والأحداث الضخمة تطلب توفير فريق مدرب على أعلى مستوى من الخبرة والاحترافية، فإذا كنت ترغب في الحصول على حفل مثاليًا فيمكنك الوثوق بشركة paradigm حيث إنها تقوم بتوزيع المهام اللازمة للحفل على العاملين داخل الشركة وفقًا لدور كل شخص فيها مما يضمن إقامة الحفل بكفاءة عالية، ومن ثم تقديم تقرير من كل موظف إلى مدير المشروع
كذلك ففي بعض الأحيان فإن عدد الأشخاص التي تكون موجودة داخل الحفل أو الفعالية التي تقيمها الشركة قد يصل إلى 10 أشخاص كحد أدنى وقد يزيد عدد الأشخاص طبقًا لعدد الحاضرين فيها، وتتمثل الأدوار التي يتم توزيع عليهم المهام فيما يلي:
مسؤول التوريد
يأتي هذا الشخص مسئولاً عن التواصل مع الموردين والفريق والجهات الراعية حيث إنه جهة الاتصال المسئولة عن الشركة، فهو يكون مشرفًا على الأطعمة والمشروبات والتواصل مع أفراد الأمن التي ستكون موجودة في الحفل
مُنظم جدول الأعمال
يعمل هذا الشخص على تنسيق جدول فقرات الحفل والتواصل مع المتحدثين الرسميين الذين سيكونون موجودين في الحفل، بالإضافة إلى أنهم يقومون بتنظيم الجدول الزمني والتواصل مع جميع الأطراف المسئولة عن هذا الجدول، كما أنه ينسق الاجتماعات التي من المقرر إجرائها داخل الفعالية
المدير الإبداعي
هذا الشخص مسئولاً عن ادارة الفعاليات والمناسبات وجمع وتنفيذ الأمور المتعلقة بالتصميمات الواضحة والمخصصة بالدعاية المطبوعة والدعاية المخصصة لمواقع الويب، كذلك فإنه مسئولاً عن اللافتات والجداول الزمنية والتسجيل والضمانات وكل ما يخص هذا الأمر
مسؤول التنسيق مع الرعاة
يُشرف هذا الموظف على تحديد المساحة المخصصة للمنصات الخاصة بإلقاء الكلمة، بالإضافة إلى التواصل مع الرعاة المسئولين عن الحفل والتخطيط إلى تنظيم علاقات قوية ومناسبة للحفل
مدير التسويق
يقوم مدير التسويق بتوعية الجمهور المطلوب استهدافه في هذه الفعالية حيث إنه يقوم بإنشاء العروض والتخطيط لاستراتيجية جيدة تساعد في الترويج لهذا الحفل، كما أنه يُشرف بشكل كبير على تقوية صورة العلامات التجارية
مدير المشروع
وبالأخير فإن مدير المشروع يكون هو المسئول تمام المسؤولية عن الموظفين السابق ذكرهم في السطور السابقة؛ فهو مسئولاً عن الحدث منذ بدايته وحتى انتهائه حيث إنه يكون مسئولاً عن الميزانية الخاصة وإدارتها، بالإضافة إلى أنه يُشرف على قرارات الشراء واستراتيجية قيادته للحدث
Leave a Reply