أمر ادارة المعارض والمؤتمرات ليس بالأمر السهل التي يمكنك فعله بمفردك ولكنه يتطلب الاستعانة بأحد الشركات المتخصصة في هذا المجال؛ لذلك فإننا سوف نوضح لك أهم النقاط والمعايير التي يمكنك اختيار شركة تنظيم الحفلة أو المؤتمر الذي تخطط له ويساعدك في إظهاره في أفضل صورة ممكنة
ادارة المعارض والمؤتمرات
يدور عمل شركات تنظيم الحفلات حول الأنشطة التي تسعى بعض الجهات الحكومية أو غير الحكومية بها إلى مخاطبة جمهورها حيث إن هذه المؤتمرات تكون من أكثر الوسائل والطرق الفعالة التي تسهل عليهم وصول المعلومات المرجوة أو لعمل الدعاية اللازمة للترويج لأحد المنتجات، في حين أن البعض قد يقوم بإنشاء هذه المؤتمرات من أجل تبادل الأفكار وتكوين علاقات قوية عن طريق التواصل بشكل مباشر بين الجمهور والهيئة التي قامت بالمؤتمر
استراتيجية ادارة المعارض والمؤتمرات
كذلك فإذا كنت تفكر في تنظيم أحد المؤتمرات أو الحفلات فإن شركة paradigm تعد أفضل الشركات التي يمكنك الاعتماد عليها حيث إنها تتبع أفضل استراتيجية في إدارة هذا العمل مما يضمن لك نجاح المؤتمر الخاص بك بشكل غير متوقع، وتتمثل هذه الاستراتيجية في التالي:
- تعمل الشركة على جميع المعلومات اللازمة حول القضايا التي سيتم طرحها للمناقشة أثناء المعرض أو المؤتمر وبناءً على ذلك سيتم اختيار الموقع والمكان المناسب لها
- بعد ذلك تبدأ الشركة في تحديد الهدف المرجو من هذا المؤتمر وما هو الجمهور المستهدف
- تعمل paradigm على مراعاة تنظيم الجدول الزمني للمعرض وترتيبها حسب الأولوية
- تبدأ الشركة فيما بعد في التواصل مع الجهات الإعلامية المتخصصة في تغطية مثل هذا الحدث
- يمكن إضافة بعض الأنشطة الترفيهية أو الاحتفالية داخل المؤتمر
- تحرص الشركة على إضافة لمسة لا يمكن نسيانها حيث إنها تقوم بتوزيع بعض الهدايا أو المطبوعات التذكارية على الجمهور الموجود داخل الحفل
- بعد الانتهاء من الحفل يتم عمل استطلاع رأي لجميع من كانوا بالحفل مما يساعد على معرفة ردود أفعال الجمهور حول الإيجابيات والسلبيات التي كانت موجودة داخل المعرض أو المؤتمر
خطوات تنظيم مؤتمر ناجح
عند استلام شركة paradigm ادارة المعارض والمؤتمرات لأي جهة أو شركة ما؛ فإنها تتبع بعض الخطوات التي تساعدها في تحقيق نجاح باهر من هذا المؤتمر، ومن أهم هذه الخطوات:
- تعقد الشركة اجتماعًا مع الجهة المسئولة عن المؤتمر؛ من أجل تحديد الهدف الأساسي من المؤتمر
- تبدأ الشركة في وضع الميزانية الخاصة بالمؤتمر، وسنوضح أدق تفاصيل الميزانية بعد قليل
- جذب الممولين والرعاة للانضمام إلى المؤتمر
- تعمل الشركة على إنشاء خطة قوية للتسويق
- تحديد الضوابط والقوانين الخاصة بالمؤتمر أو المعرض
- إتمام كافة التصريحات المطلوبة والتأكد من إصدارها في الميعاد المحدد قبل انطلاق المؤتمر مما يضمن أن كافة الأعمال تكون قانونية
- تجهيز جميع الوجبات والمأكولات طوال فترة عمل المؤتمر Catering
- تحديد ديكور المؤتمر بما يتناسب مع طبيعة الجهة المسئولة عنه، ولكن شركة paradigm تحرص على أن يكون الديكور بسيطًا ومنسقًا بشكل مريح للعين
- تبدأ شركة ادارة المعارض والمؤتمرات في إرسال الدعوات للمؤسسات الصحفية والإعلاميين الذين سيقومون بتغطية المؤتمر لإبلاغهم بموعد المؤتمر وساعة انطلاق فعالياته
- من الممكن أن تقوم الشركة إنشاء صفحة مخصصة للمؤتمر على مختلف مواقع التواصل الاجتماعي، ومن ثم يتم نشر كافة المعلومات الخاصة بالمؤتمر عن طريقها، بالإضافة إلى إمكانية نشر فعاليات المؤتمر وأخباره مما يضمن لانتشاره وإحداث ضجة كبرى على إثره
كيفية جدولة برنامج المؤتمر
كما أن الشركة المسئولة عن ادارة المعارض والمؤتمرات تبدأ في جدولة البرنامج الخاص بالمؤتمر حيث إنها تقوم بالتالي:
- تبدأ بتحديد عدد الساعات المخصصة لإقامته وتحديد متى سيبدأ وموعد انتهائه
- تعمل بعد ذلك على جدولة الوقت المخصص لكلمة المتحدثين الرسميين عن الحفل
- يتم وضع خطة مخصصة لتقديم وجبات للمشاركين في المؤتمر، ومن ثم يتم التخطيط لحفل عشاء بعد انتهاء الوقت المحدد للمؤتمر
ميزانية المعارض والمؤتمرات
عند بدء شركة paradigm في ادارة المعارض والمؤتمرات؛ فإنها تتبع بعض الخطوات لحساب الميزانية المطلوبة لإقامة المؤتمر بأفضل هيئة، وتتمثل خطوات حساب الميزانية فيما يلي:
- تحديد النفقات المتغيرة والتي تتمثل في عدد المندوبين المطلوبين للحفل، بالإضافة إلى معرفة النفقات الثابتة وعلى رأسها المكان الذي سيتم إقامة الحفل فيه، وكل ذلك يتم تحديد ومعرفته وفقًا لبرنامج المؤتمر
- يتم تحديد الميزانية الخاصة بفريق العمل والمتحدثين والمكان، بالإضافة إلى تكلفة تأمين المكان والنفقة المخصصة للتسويق للمؤتمر
- بعد ذلك يتم تخصيص ميزانية محددة للمشروبات والمأكولات، ويتم تخصيص ميزانية جانبية للضرائب الحكومية