شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في مصر كثيرة ومتعددة وكل منها يقدم خدمات تميزه عن غيره من الشركات المنافسة في هذا المجال وبالتالي نجد أن هذه المؤسسات تعمل على تقديم أفضل الأفكار والخدمات في مجال تنظيم المؤتمرات والمعارض من أجل جذب العملاء وتحقيق أعلى نسبة نجاح، ومن خلال هذا المقال سوف نتعرف على مزيد من التفاصيل عن شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في مصر والخدمات التي تقدمها
شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في مصر
المؤسسات أو شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في مصر تهتم بتقديم كافة الأدوات التي تعمل على خدمة المؤتمر أو المعرض الذي يتم تنظيمه عن طريق فريق عمل متخصص تابع لتلك الشركات المنظمة مثل توفير اللافتات الإعلانية، والأجهزة الصوتية، وأجهزة الطباعة، وغيرها من الخدمات الأخرى التي تدخل في تنظيم المؤتمرات أو المعارض، وكلما كان حجم المؤتمر أو المعرض كبير وضخم كلما كانت الخدمات المقدمة من قبل شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في مصر كبيرة وتحتاج إلى فريق محترف وذو خبرة و مهارة من أجل الحصول على جودة عالية وخدمات مميزة
أهمية تنظيم المؤتمرات والمعارض المختلفة
إقامة المؤتمرات والمعارض المختلفة فرصة جيدة للكثير من الأشخاص الذين يمتلكون نفس الأفكار الاهتمامات فيحدث بينهم تبادل للأفكار المختلفة، وهنا تكمن أهمية إقامة المؤتمرات والمعارض ونذكر منها الآتي:
- إقامة المؤتمرات الخاصة بالمؤسسات التعليمية، والصناعية والتجارية، إقامة المعارض التسويقية فهناك الكثير من الأشخاص الذين يهتمون بتلك المعارض والمؤتمرات ويتم فيها تبادل ثقافات
- تكمن أهمية تنظيم المؤتمرات والمعارض في التخطيط المنظم للحدث
- لابد من اختيار مكان مناسب لإقامة الحدث سواء مؤتمر أو معرض ثم اختيار أسماء المشتركين فيه، والمواضيع التي يتم مناقشتها فيه وفقًا لفكرة المؤتمر
- اختيار واحدة من شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في مصر فإنها تساعد في نجاح المؤتمرات بدرجة كبيرة لما تقدمه من خدمات مميزة، وترتب الأفكار المبعثرة وصياغتها بشكل مرتب ومنظم لخدمة المؤتمر وتحقيق أهدافه
- تتولى الشركات المنظمة مهمة إرسال الدعوات إلى الحضور للمشاركة في المؤتمر أو المعرض
التخطيط لتنظيم المؤتمرات أو المعارض
تنظيم المؤتمرات أو المعارض يتم من خلال مؤسسات متخصصة في ذلك الشأن أو كما تعرف باسم شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في مصر وذلك يتم من خلال عدة خطوات كالتالي:
تجميع فريق العمل
تجميع فريق العمل الخاص بشركتك من أجل تنظيم حدث معين سواء مؤتمر أو معرض فإن ذلك يحتاج إلى اختيار أشخاص محددين من العاملين بالشركة ومن لديهم مهارات وخبرة في موضوع الحدث الذي يتم تنظيمه حيث يكون الفريق كالتالي:
فريق التخطيط
دوره يتمثل في اختيار مكان إقامة المؤتمر أو المعرض، واختيار الأنشطة، والإقامة الخاصة بالحضور، والمطاعم أو البوفيه
فريق الإدارة
هذا الفريق يهتم بإعداد الميزانية، وبيع التذاكر، أو إرسال الدعوات للحضور
فريق التسويق
التواصل مع وسائل الإعلام، والترويج للمؤتمر ، بالإضافة إلى إدارة موقع الويب الخاص بالمؤتمر، وأيضًا أنشطة السوشيال ميديا ومواقع التواصل الاجتماعي
فريق الرعاية
هو الفريق المسئول عن تأمين الرعاة للمؤتمر والحصول المنح وأيضًا جمع الأموال بالنسبة للمؤتمرات التي تعتمد على مصادر تمويل خارجي
خطة العمل وإعداد ميزانية تنظيم المؤتمر
إذا كان المؤتمر ممول من قبل الرعاة أو غير ذلك فإن الشركة المنظمة ملزمة بوضع ميزانية، لأنها تساعد على تحديد أسعار المشاركة في المؤتمر، ومن العناصر الأكثر انتشارًا وتحتاج إلى ميزانية خاصة بها ونذكر منها الآتي:
- مكان المؤتمر
- إقامة الحضور
- مواصلات خاصة بالحضور
- تقديم الطعام خلال أيام انعقاد المؤتمر
- رسوم السماعات
- أنشطة يتم تقديمها خلال فقرات المؤتمر
يكمن دور أعضاء الفريق المنظم هو إعداد ميزانية ذات تقديرات واقعية
البحث عن الرعاة والمنح
البحث عن رعاة للمؤتمر من الأمور الاختيارية إذا كانت الشركة تمول المؤتمر بنفسها، ولا تحتاج إلى مصادر دخل خارجية، أما في حالة الرغبة بالحصول على رعاة لتمويل المؤتمر فلابد من البحث عن رعاة، والترتيب المنظم لجمع التبرعات، مع مراعاة أن قيم الرعاة ومبادئهم تتماشى مع موضوع المؤتمر
اختيار موعد محدد لانعقاد المؤتمر
اختيار موعد لانعقاد المؤتمر يجب أن يكون في فترة تتراوح من 6 شهور إلى سنة، إلى جانب معرفة المدة التي يستغرقها المؤتمر، وهناك مجموعة من القواعد لا بد من الالتزام بها ومنها الآتي:
- اختيار تاريخ مناسب ولا يتعارض مع الأحداث الكبرى الأخرى بالمدينة مثل المهرجانات، أو العطلات الرسمية
- تجنب العطلات الصيفية، أو الشتوية
- يفضل استهداف العطلات والتي تمتد من منتصف مارس وحتى نهاية يونيو، أو من بداية سبتمبر وحتى أواخر نوفمبر
- أفضل أيام انعقاد المؤتمرات هي يومي الخميس والجمعة
حجز المكان
حجز المكان يعتمد على تحديد موعد وتاريخ انعقاد المؤتمر أو المعرض وبشكل عام يمكن اختيار المكان المناسب ومنها الآتي:
- الحرم الجامعي، في حالة كان المؤتمر خاص بأكاديمية صغيرة، وتكلفته بسيطة نسبيًا مقارنتًا بالأماكن الأخرى
- الفنادق، وهي مناسبة للمؤتمرات الخاصة والتي بها وقت مخصص للطعام
- الأماكن المستقلة، وهذه الفئة تشمل جميع أنواع الأماكن الأخرى التي يمكن أن تستضيف المؤتمرات المختلفة
العوامل التي يجب مراعاتها عن اختيار مكان مناسب
توجد بعض العوامل التي يجب مراعاتها عند تحديد مكان مناسب لعقد المؤتمرات ومنها الآتي:
- حجم المكان
- الموقع
- الإقامة الخاصة بالحضور
- البوفيه، أو الطعام
- الموصلات
- الأمور الفنية والتي تتمثل في المعدات التكنولوجية ووحدات الصوت، والفيديو، وشاشات العرض، والكثير من الأجهزة الأخرى