ما هي مهام ادارة الفعاليات في شركات تنظيم المؤتمرات؟

 تعد مهام ادارة الفعاليات الخاصة بالمؤتمرات من الوظائف المهمة جدًا والتي تلعب دور مهم وفعال في نجاح المؤتمر وانتشار موضوعه بدرجة كبيرة جدًا، وهذا يساهم في تحقيق الأهداف التي تسعى إليها المؤتمرات المختلفة، ومن خلال هذا المقال سوف نتعرف على مهام ادارة الفعاليات ووظيفتها

 

ما المقصود بوظيفة مدير تنظيم الفعاليات؟

مهام ادارة الفعاليات أو مدير الفعاليات هو ذلك الشخص المسئول عن تخطيط فعاليات المؤتمرات منذ اللحظة الأولى للبدء في العمل من أجل المؤتمر وحتى انتهاء مدة انعقاد المؤتمر، وذلك وفقًا لرؤية، ومتطلبات الجمهور أو الفئة التي يستهدفها موضوع المؤتمر

هذا إلى جانب دوره في الاقتراحات الجديدة التي تساهم في نجاح المؤتمر، وإعداد الميزانيات المالية والتي تحتاج إلى معرفة كافة أساليب الترويج والتسويق، والاحترافية في المهارات التنظيمية، والقدرة على التعامل مع المشكلات المختلفة والمفاجئة، وأيضًا القدرة على حلها بشكل جيد

 

مهام ادارة الفعاليات

المهام الوظيفية لمدير تنظيم الفعاليات عديدة، حيث تتمثل في مجموعة من الأعمال والمهام التي يقوم بها ومن أبرزها ما يلي:

•       القدرة على التخطيط الأفضل للفعاليات والمؤتمرات من البداية وحتى الانتهاء منها
•       تقديم مجموعة من الاقتراحات لتحقيق أهداف المؤتمر
•       إعداد الميزانيات والحرص على تقليل النفقات وفي نفس الوقت تقديم خدمة مميزة جدًا
•       التفاوض مع موردين الخامات التي يحتاج لها تنظيم المؤتمر والحصول أفضل الأسعار والمواصفات للخامات المختلفة
•       توظيف الأشخاص ذو الكفاءة للعمل في قسم الإدارة الخاص بالمؤتمرات
•       ترتيب الأعمال والمهام، إلى جانب تنسيق الوقت والمواعيد
•       عمل أنشطة ترويجية للفعاليات والمؤتمرات
•       الإشراف على العاملين في القسم الخاص بتنظيم المؤتمرات والتعاون مع قسم الأغذية والمشروبات أيضًا
•       الحرص على تحفيز فريق العمل، وتوفير بيئة عمل جيدة وإبداعية له
•       الاجتهاد والعمل على تقديم مؤتمرات ناجحة وتحديد نقاط القوة والضعف فيها
•       إعداد تقارير عن درجة نجاح المؤتمر ومدى انتشار وتحقيق أهدافه وما تم تقديمه من مهام ادارة الفعاليات المختلفة

 

المهارات اللازمة للعمل في وظيفة مدير تنظيم فعاليات

لكي يتم الالتحاق بالعمل في وظيفة مدير تنظيم فعاليات فإن ذلك يتطلب توفر مجموعة من المهارات التي تساهم في القيام بـ مهام ادارة الفعاليات ومن تلك المهارات ما يلي:

•       إجادة المهارات المختلفة في إدارة المشاريع المختلفة
•       القدرة على تقييم الأداء، ومعرفة أساليب التسويق للفعاليات والمؤتمرات وتكون بشكل احترافي
•       إتقان التعامل مع برامج مايكروسوفت اوفيس بشكل احترافي
•       التميز والقدرة على التواصل مع مختلف الشخصيات في العمل
•       الخبرة والاحتراف وامتلاك المهارات التنظيمية المختلفة
•       القدرة على التعامل مع كافة المشكلات التي تحدث خلال تنظيم المؤتمرات، وتقديم حلول مناسبة لها
•       إتقان المهارات التحفيزية لتحسين بيئة العمل الإبداعية
•       امتلاك مهارة قيادة الفريق

دور مدير تنظيم الفعاليات في شركات تنظيم المؤتمرات

من المعروف أن مدير تنظيم الفعاليات يلعب دور مهم جدًا في شركات تنظيم وتجهيز لمؤتمرات ولذلك فإن شركتنا تتميز بأنها تضم فريق عمل متكامل يقوده مدير تنظيم فعاليات ذو مهارة عالية ودقة في العمل ومن أبرز الخدمات التي تقدمها شركتنا تتمثل في الآتي:

•       القيام بعملية التسويق الكاملة للفعاليات والمؤتمرات، وذلك من خلال تنظيم الأحداث الخاصة بالمؤتمرات أو المعارض
•       تقديم خدمات ذو جودة عالية جدًا واحترافية في نفس الوقت معًا، والتكلفة تكون بسيطة، دون الحاجة إلى التعامل مع أكثر من وكالة في هذا المجال
•       فريق العمل الذي يقوده مدير تنظيم فعاليات محترف وذو خبرة ويكون له دور كبير في تنظيم وإدارة الأحداث بشكل جيد جدًا لتحقيق الأهداف المرغوبة من انعقاد المؤتمر
•       إدارة الحدث وتنظيمه بشكل جيد من أجل تحقيق الأهداف المرجوة من المؤتمر
•       عند التعامل مع شركات تنظيم المؤتمرات لابد من اختيار شركة ذو خبرة واحترافية وهذا ينطبق على شركتنا ذات الخبرة والكفاءة والاحترافية في هذا المجال، حيث أن فريق العمل يضع خطة مناسبة من أجل إدارة الأحداث الترويجية والدعائية الخاصة بالمؤتمر
•       العمل على تحقيق أفضل النتائج المرغوب الحصول عليها من الحدث
•       اختيار شركات ذات خبرة في تنظيم الفعاليات التسويقية، إلى جانب العلامات التجارية المختلفة التي تغزوا الأسواق بدرجة كبيرة
•       اختيار مكان مناسب لموقع الحدث التسويقي إلى جانب طباعة المواد الدعائية، وأيضًا له
•       الاهتمام بالبوفية وترتيب قائمة طعام خاصة بالمؤتمر، أو الحدث بشكل عام